Raumverwaltung Software online - Buchungssystem & Belegungsplan

Die webbasierte Online Raumverwaltung ist eine Software zur Planung und Verwaltung von Räumen, Veranstaltungen und Ressourcen.
Sie wird seit 2005 kontinuierlich weiterentwickelt und gehört damit zu den etablierten cloudbasierten Lösungen in diesem Bereich.
Durch den engen Austausch mit Kunden aus Kultur- und Veranstaltungsbranche, Kommunen, kirchlichen Einrichtungen sowie Seminaranbietern entstehen laufend neue, praxisnahe Funktionen und Einsatzmöglichkeiten.

Das Buchungssystem wurde nach den Bedingungen der EU-DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz angepasst und kommt komplett ohne sog. Cookies oder Datenübermittlung in Drittländer (z. B. Google) oder an eine internationale Organisation aus. Eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung steht zur Verfügung, sowie deutsche Server-Zertifikate und eine 'Hosting auf deutschen Servern' Zertifikation.

Das Siegel SOFTWARE HOSTED IN GERMANY zeichnet per Internet nutzbare Software / Web-Apps aus, die deutsches Datenschutzrecht und weitere Kriterien berücksichtigt. Die Initiative steht unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

Die barrierefreie Standardsoftware ist ohne IT-Techniker und dessen Kosten sofort einsatzbereit. Eine optionale LDAP-Anbindung ist möglich.

Ob aus dem Büro, dem Urlaub oder von Zuhause / Homeoffice aus - ob PC, Mac, Tablet oder Smartphone - die responsive Oberfläche der Software / Web-App kann von überall aus bedient werden. Sie ist kompatibel mit den Browsern unter Windows, iOS-Systemen/Apple (u.a. iPhone), Linux und Android.

Ob Tages-, Wochen- oder Monatsansicht, ob Kalender, Tag-Raum oder Raum-Tag-Ansicht, ob Balken- oder Listen-Ansicht - die Raumverwaltung lässt keine Wünsche offen. Bis zu 50 verschiedene Darstellungsoptionen sorgen für Ihre Übersicht!

Mit der integrierten, optionalen Faktura (Abrechnung) erstellen, archivieren und versenden Sie Angebote, Rechnungen, Gebührenbescheide oder Mahnungen auf Basis einer hinterlegbaren Preismatrix.
Unterstützt werden unter anderem E-Rechnungen wie XRechnung (EN 16931) und ZUGFeRD.
Alle Vorgänge werden zentral in einer Software verwaltet und können per Mausklick an Mieter versendet oder in Systeme wie DATEV®, Infoma® oder SAP® übertragen werden – z. B. per E-Mail oder ZUGFeRD-Import.
Optional werden E-Mails automatisch archiviert, im Postausgang (z. B. Outlook) gespeichert und Faktura-Dokumente sicher in Ihrer Cloud abgelegt.
Wiederkehrende Abrechnungen, etwa für Vereine oder Dauermieter, lassen sich automatisiert monatlich erstellen.

Mit Hilfe des Seriengenerators werden neben Einzeltermine schnell und komfortabel Serientermine über Monate hinweg erstellt.

Über einen in Ihre Webseite integrierbaren, responsiven Kalender sowie ein mehrsprachiges, DSGVO-konformes Anfrageformular können externe Nutzer die aktuelle Raumbelegung einsehen und direkt Mietanfragen stellen.
Ein integriertes Teilnehmerformular erleichtert zusätzlich die Organisation von Veranstaltungen. Der Veranstaltungsticker zeigt aktuelle Termine übersichtlich an, beispielsweise im Foyer auf einem Bildschirm.
Die Nutzung erfolgt vollständig ohne Cookies.

Via Mausklick werden Belegungsansichten für Infobildschirme ("Digital Signage") für ein günstiges Raumleitsystem bzw. Wegleitsystem erstellt.

Die Software erstellt automatisch kleine Webseiten, QR-Codes und Sitemaps für Ihre Präsentation und Vermarktung im Web, auf sozialen Medien.

Optional kann eine Rechnungstellung und die Ausstellung eines Mietvertrages über die im Anfrageformular hinterlegen Daten erfolgen. Der tägliche Ablauf wird optimiert und die Vermietung erleichtert.

Die Interaktivität mit Ihrer Webseite oder mit sozialen Medien wird immer wichtig. Aber auch das klassische Rundschreiben kann immer noch sehr hilfreich beim Kontakt mit Ihren Kunden sein. Die Raumverwaltung bietet zahlreiche Möglichkeiten von automatisch generierten Links zu Facebook, QR-Code bis hin zu Verwaltung von Mailings.

Durch die Möglichkeit über Raumbelegungen direkt Geräte von Shelly® anzusprechen, bietet die Software eine lückenlose Integration in Ihr Facilitymanagement.

Die Software wird automatisch auf den neusten Stand gehalten und die Daten permanent gesichert (siehe Sicherheitskonzept im Auftragsdatenverarbeitungsvertrag)

Umfangreiche Statistiken und Datenanalysen als PDF sind bei dieser Software bereits integriert.

Digitale Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter, Personalkosten-Einsatzpläne oder Infomails an Adressgruppen sind mit wenigen Mausklicks möglich. Mit fast 500 Einstellungsmöglichkeiten, die selbstständig ohne weitere Kosten konfigurierbar sind, bleiben kaum noch Wünsche offen!

Via Erinnerungsmailer werden Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Mieter an bevorstehende Veranstaltungen, nötige Buchungsbestätigungen oder Mahnungen erinnert oder nach einer Beendigung einer Buchung/eines Vorgangs im Nachhinein noch einmal automatisch angeschrieben.

Der Verzicht auf englische Bezeichnungen, das verständliche und geschlechtergerechte Benennen von Funktionen erleichtern auch Einsteigern den Einstieg.

Mit nur wenigen Mausklicks stellen Sie die Belegung Ihrer Räume auch in Outlook oder Lotus Notes dar.

Dank der intensiven Teamarbeit mit Kunden wird die Software stetig weiter entwickelt und nach Kundenwünschen kostengünstig angepasst.

Sie haben bereits eine Software im Einsatz oder nutzen Outlook oder Excel zur Belegungsverwaltung? Sprechen Sie uns an wie Sie die Daten am besten übernehmen können.

Unsere monatlichen Mietkosten sind relativ gering. Zudem entstehen keine weiteren Kosten für Support oder Updates. Und falls Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen wachsen - mieten Sie einfach weitere Funktionen hinzu oder lassen Sie sie durch uns entwickeln.

Durch die monatliche Miete entfällt eine größere Investition um mit der Verwaltung der Belegung zu beginnen.

Die Software darf beliebig lange getestet werden. Für einen kurzen Eindruck empfiehlt sich das kleines Video, welches man sich in der Online-Hilfe anschauen kann.

Durch die max. Mindestlaufzeit von nur 6 Monaten wird kein Risiko eingegangen. Alle wichtigen Daten, welche nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) verwaltet werden, lassen sich problemlos jederzeit exportieren.

Der Support steht Ihnen Werktags von 9-17 Uhr zur Verfügung. Stets freundlich und kompetent!

Sie benötigen ein Feature welches die Software nicht bietet? Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.

Dank einer komfortablen und umfangreichen Weboberfläche (z. B. Konfliktmanagement, Drag & Drop) können die Online-Raumverwaltung und die Online-Zimmerverwaltung über jeden PC, der mit dem Internet verbunden ist, rund um die Uhr von Ihnen eigenständig betreut werden. Sämtliche Buchungen, Angebote und Rechnungen / Gebührenbescheide sind jederzeit einsehbar.

Buchungen erfolgen ganz einfach per Mausklick auf den gewünschten Tag oder die gewünschte Uhrzeit im Kalender. Alle Angaben zur Verwendung der Räume oder Zimmer lassen sich in der Raumverwaltung ebenfalls leicht online hinzufügen und individuell konfigurieren. So können z.B. einige nicht verwendete Felder und Optionen einfach abgeschaltet und je nach Bedarf wieder eingeschaltet werden.

Die Online Raumverwaltung wird als Mietlösung bereitgestellt und ist dadurch deutlich günstiger als die Anschaffung klassischer Software oder die Entwicklung einer eigenen Anwendung.
Updates und Bugfixes stehen automatisch und ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung.
Im Gegensatz zu vielen kostenlosen oder Open-Source-Lösungen ist keine Installation erforderlich. Die Software wird einfach im Browser aufgerufen und ist innerhalb weniger Minuten einsatzbereit.
Dadurch bleibt die Nutzung weitgehend systemunabhängig und flexibel.

Sämtliche Erweiterungen und Funktionen der Raumverwaltung, wie z. B. eine optionale Benutzerverwaltung, sind weitgehend abschaltbar, so dass nur die Programmeigenschaften genutzt werden, die für die tägliche Arbeit sinnvoll sind.

Dank zahlreicher Exportmöglichkeiten, unter anderem zu Lexware, DATEV® per XML und CSV, wird die Online-Raumverwaltung nicht nur "standlone" genutzt. Einem regem Datenaustausch steht nichts im Wege!

Sie haben Anregungen zur Verbesserung oder vermissen die eine oder andere Funktion? Die Buchungssoftware wird durch Kundenfeedbacks permanent erweitert und verbessert: Support!

Sie unterliegen als Behörde oder Verein der Versammmlungsstättenverordnung und benötigen eine kompetente Beratung? Sprechen Sie uns an!

Die Stromversorgung der Datacenter-Parks setzen auf die Kraft des Wassers. Umweltpartner ist die TÜV-zertifizierte Energiedienst AG, die grünen Strom aus 100 Prozent kohlendioxidfreier und umweltfreundlicher Wasserkraft erzeugt.

Mit nur einem Anruf schalten wir noch heute Ihre individuelle Online-Raumverwaltungslösung für Sie frei.